Un système de messagerie électronique professionnelle permettant l’enregistrement et la conservation des courriels dans le système informatique de l’entreprise et la surveillance globale des données entrantes et sortantes, doit faire l’objet d’une déclaration à la CNIL (en l’absence de désignation d’un CIL - Correspondant Informatique et Libertés -, futur délégué à la protection des données).
Tant qu’il ne s’accompagne pas d’un dispositif de contrôle individuel de l’activité des salariés susceptible de porter atteinte à leur vie privée, une déclaration simplifiée suffit (il s’agit d’un engagement de conformité, contrairement à une déclaration normale ou à une demande d’autorisation auprès de la CNIL, qui requièrent un formalisme plus lourd).
Dans un arrêt du 1er juin 2017, la Cour de cassation s'est prononcée sur les conséquences du défaut de déclaration à la CNIL d’un système de messagerie professionnelle non pourvu d’un dispositif de contrôle individuel de l’activité des salariés et relevant, par conséquent, d’une déclaration simplifiée : cela ne rend pas illicite la production en justice des courriels adressés par l’employeur ou le salarié via cette messagerie, dès lors que le salarié ne peut ignorer qu’ils sont enregistrés et conservés par le système informatique.
Conseil pratique : Si un dispositif de contrôle individuel des messageries électroniques (importance et flux) est mis en place, pensez à faire les déclarations nécessaires auprès de la CNIL afin de pouvoir utiliser en justice les emails au soutien du licenciement du salarié. Plus généralement, dès lors que vous mettez en place un système collectant des données à caractère personnel, ayez le réflexe de procéder aux déclarations CNIL ou de désigner un correspondant CIL.
Cass. Soc., 1er juin 2017, n° 15-23.522 FS-PB | 
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