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Alors que la plupart des acteurs de nouvelles technologies ne cessent de nous proposer des solutions « packagées » ou forfaitaires, la Cour de cassation préfère elle suivre les textes et s’en tenir à une vision « réelle » des dépenses remboursées aux salariés pour leurs frais de nouvelles technologies.

Ce contentieux est né d’un contrôle URSSAF qui a conclu au redressement d’une entreprise spécialisée dans la réalisation d’enquêtes de satisfaction.

Les salariés de cette entreprise travaillent à l’extérieur de l’entreprise et reçoivent par internet (à leur domicile) l’ensemble les éléments nécessaires à la réalisation de leurs missions. Leurs frais sont avant tout des frais de connexion internet et d’impression de documents. L’entreprise alloue à ses salariés 2 euros par mission (l’employeur avait calculé que les frais fixes (papier, encre, connexion, impression, amortissement ordinateur) représentaient une moyenne de dépenses d'environ 2,18 euros par mission).

L’URSSAF avait réintégré dans l’assiette des cotisations, les frais forfaitaires ainsi remboursés aux enquêteurs.

De son côté, la Société rappelait avec bon sens que la multiplicité des missions réalisés par les enquêteurs eux-mêmes engagés en grand nombre et au moyen de contrats de travail de très courte durée, l’avait incité à rechercher un mode forfaitaire d'indemnisation des frais professionnels exposés qui, pour chaque mission effectuée, représentaient des sommes minimes engagés rendant difficile la production systématique de justificatifs des dépenses exposées.

La Cour d’Appel de Versailles avait suivi la société dans son interprétation.

La Cour a cassé cet arrêt.

Au visa de deux textes, (les articles L. 242-1, alinéa 3, du code de la sécurité sociale, 2 et 7 de l'arrêté interministériel du 20 décembre 2002 modifié par l'arrêté du 25 octobre 2005), la Cour pose que l'indemnisation des frais engagés pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication s'effectue uniquement sous la forme du remboursement des dépenses réellement exposées ou, lorsque l'employeur ne peut en justifier, d'après la déclaration faite par les salariés évaluant le nombre d'heures d'utilisation à usage strictement professionnel de ces outils, dans la limite de 50 % de l'usage total.

Cette conclusion est importante car si elle ne vise que les nouvelles technologies, elle vaut également pour de nombreux frais remboursés aux salariés (ex. frais de déménagement etc.).

Un employeur aurait donc intérêt à se méfier de tout penchant lié à la facilité visant à rembourser forfaitairement des dépenses de salariés et requérir systématiquement des justificatifs.

Voir Cass 2ème Civ 28 mai 2014 n°13-18212

http://www.legifrance.gouv.fr/affichJuriJudi.do?oldAction=rechJuriJudi&idTexte=JURITEXT000029015329&fastReqId=1909765639&fastPos=1

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